Preservasi arsip – Preservasi adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak.
Preservasi arsip adalah proses pelestarian arsip/kegiatan perlindungan dan perawatan arsip. sehingga arsip dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama.
Preservasi arsip secara garis besar terdiri dari tiga jenis, yaitu:
Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, maupun suhu dan kelembaban ruang penyimpanan.
Restorasi arsip
Kegiatan perawatan dan perbaikan arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat pemeliharaan yang tidak baik, bencana atau salah penggunaannya.
Reproduksi arsip
Yang termasuk kegiatan reproduksi adalah fotokopi, pembuatan foto, microfilm, compact disel (CD), video compact (VCD), digital video disel (DVD), hasil seanning, dan semua jenis kegiatan berkaitan dengan proses penggandaan arsip. Reproduksi arsip bertujuan untuk melestarikan informasi yang terkandung dalam suatu media arsip.
Untuk pencapaian tujuan preservasi perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana preservasi antara lain:
- Tersedianya Gedung dan ruang penyimpanan arsip yang representative
- Tersedianya pedoman dan standar preservasi
- Tersedianya laboratorium
- Tersedianya peralatan dan alih media
- Tersedianya rak arsip, lemari arsip, AC, thermometer, hygrometer, termohigrometer, troli, leaf caster, rewinder, video tape cleaner, pembersih film, telecine dan stein.
Istilah preservasi arsip lebih mengarah pada hal
Sementara itu, istilah preservasi lebih mengarah pada pelestarian arsip. Kata preservasi dapat dimaknai sebagai tindakan pengawetan, pemeliharaan, penjagaan, dan perlindungan.
Kegiatan dalam preservasi preventif merupakan jenis pemeliharaan yang dilakukan dengan maksud mencegah terhadap kerusakan arsip.
Preservasi arsip statis
Preservasi arsip adalah bagian dari pengolahan arsip statis. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Preservasi pada pasal 63 UU No. 43 Tahun 2009 dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis juga dilakukan secara preventif dan kuratif.
Berdasarkan pengertian mengenai preservasi ini dapat dibagi menjadi dua bagian utama yaitu preservasi dengan tindakan preventif dan kuratif.
Preventif berarti tindakan untuk pencegahan pada akibat dari aspek eksternal dan aspek internal yang menyebabkan arsip statis tersebut rusak.
Sedangkan kuratif adalah tindakan untuk perawatan arsip statis dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Masalah yang terjadi saat ini adalah kedua tindakan tersebut belum menjadi satu kesatuan yang dapat memperkuat keutuhan sebuah informasi yang melekat pada media arsip tersebut sehingga masih dapat dibaca dan diambil informasi untuk kepentingan pengguna.
Jika dikaitkan dengan arsip yang terdampak bencana maka preservasi yang dilakukan adalah preservasi kuratif dengan metode-metode pekerjaan dalam perbaikan arsip dengan cara-cara tertentu.
Sehingga isi informasi dapat terselamatkan dan dapat digunakan lebih lanjut untuk kepentingan lembaga. Arsip yang terkena dampak bencana berakibat kepada rusaknya fisik arsip. Fisik arsip yang rusak menghasilkan ketidakterbacaan isi informasi arsip sehingga sulit untuk dikenali.
Oleh karena itu, arsip yang terkena dampak bencana perlu dilakukan perbaikan arsip. Program preservasi yang bersifat preventif adalah berurusan dengan tindakan pencegahan pada media dan sifat arsip.
Kegiatan ini ditujukan untuk melakukan pencegahan sebelum terjadinya bencana alam yang berdampak pada kerusakan arsip baik itu fisik dan informasinya. Arsip yang terkena dampak bencana dapat dilihat dalam tragedi Bencana Tsunami Aceh yang memporak porandakan Aceh.
Bencana tersebut mengakibatkan banyak yang kehilangan arsip, arsip basah atau tertimbun longsoran tanah sehingga pasca bencana perlu dilakukan restorasi arsip.
Kegiatan preventif yang dapat dilakukan adalah kesiapsiagaan terhadap bencana, baik itu berurusan dengan arsip, gedung bangunan pusat arsip, sistem kearsipan yang ada dan sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya.
Selanjutnya tindakan kuratif yang dilakukan adalah dengan perbaikan skema restorasi arsip yang terkena dampak bencana.
Bencana yang terjadi di Indonesia bukan hanya bencana banjir saja yang mengakibatkan arsip basah, namun juga ada bencana lainnya yang seketika itu membuat arsip hilang fisik dan informasinya.
Seperti bencana kebakaran, bencana gempa bumi yang merontokkan bangunan, bencana gunung api berupa lava, dan awan panas serta bencana lainnya yang menimbulkan dampak terhadap kerusakan arsip pada area yang dilalui aliran bencana tersebut.
Arsip terdampak bencana yang rusak perlu dilakukan penanganan lebih lanjut dengan cara perbaikan arsip menggunakan preservasi kuratif. Adapun preservasi kuratif adalah dengan cara restorasi arsip.
Kegiatan restorasi merupakan kegiatan penting untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti otentik yang mempunyai nilai guna untuk kegiatan kepentingan nasional. Kegiatan restorasi ini berupa restorasi arsip konvensional dan restorasi arsip media baru.
Dalam buku Manajemen Arsip Statis (Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI): 2009) yang dimaksud dengan restorasi arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik/dokumen yang mengalami kerusakan (deteriorate) atau mengalami penurunan kualitas secara fisik.
Restorasi arsip ditujukan untuk pemeliharaan dan perbaikan dari arsip yang mengalami kerusakan akibat dari faktor internal dan eksternal dalam lembaga kearsipan dan arsip itu sendiri.
Nah itulah informasi yang bisa kami bagikan, semoga informasi yang kami bagikan ini bermanfaat dan terima kasih telah membaca.
