Manajemen Kearsipan Lembaga Bisnis – Manajemen catatan dan dokumen diperlukan untuk operasi bisnis sehari-hari. Ini adalah bagian besar untuk menjaga agar bisnis Anda tetap teratur dan mudah dijalankan. Tetapi bisnis sering mengabaikan manajemen catatan.
Mengelola catatan dapat membantu bisnis Anda mengatur dokumen terpentingnya, menyimpannya dengan aman, melacak dan memantaunya, mengaudit dan meninjaunya, dan membuangnya dengan aman saat tidak diperlukan lagi.
Manajemen Arsip adalah proses melacak catatan proyek dan menyimpannya dengan benar. Ini adalah sistem yang mengatur, merencanakan, dan melacak catatan proyek sehingga orang dapat mengaksesnya dan menggunakannya di masa mendatang.
Catatan adalah daftar detail yang penting untuk proyek dan harus disimpan untuk mengelola proyek. Ketika Anda berpikir tentang manajemen rekaman, Anda perlu memutuskan jenis informasi apa yang harus disimpan dan bagaimana cara menyimpannya.
Anda harus mengetahui cara menangani dan mengumpulkan catatan dan berapa lama harus disimpan dan disimpan. Catatan pembuangan atau perlindungan juga ada hubungannya dengan kejadian di luar.
Proses manajemen rekod adalah siklus hidup rekod, mulai dari pembuatan hingga pemusnahan atau penyimpanan dalam arsip. Di sini, kami mengeksplorasi langkah-langkah proses manajemen rekaman.
Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan rekod memerlukan identifikasi dokumen dan informasi penting yang harus dikelola dan dikategorikan berdasarkan jenis, isi, dan kepentingannya.
Langkah ini mencakup menemukan lokasi yang sesuai untuk menyimpan catatan dan mengaturnya agar mudah diakses dan diambil kembali. Itu bisa termasuk menggunakan sistem pengarsipan fisik, database digital, atau kombinasi keduanya.
Pelestarian dan perlindungan arsip memerlukan jaminan bahwa arsip disimpan dengan aman dan terjamin dan bahwa arsip tersebut akan dapat digunakan selama diperlukan. Ini bisa melibatkan penggunaan bahan penyimpanan pelindung, melakukan pencadangan rutin, dan mengambil tindakan pencegahan lain untuk menghindari kerusakan atau kehilangan.
Setiap organisasi harus memutuskan apa yang perlu mereka lakukan dengan catatannya. Ini berarti melihat sistem penyimpanan yang sudah ada dan mencari tahu bagaimana penggunaannya. Ini membantu mencari tahu apa yang akan dibutuhkan di masa depan.
Pengelolaan arsip harus memiliki langkah-langkah yang jelas untuk pembuatan, pemusnahan, dan pemusnahan arsip. Prosesnya memungkinkan bisnis membuat catatan hukum yang benar. Ini juga membantu perusahaan untuk menyimpan catatan berdasarkan aturan untuk menyimpannya.
Manajemen Kearsipan Pdf
Manajemen kearsipan merupakan suatu kegiatan yang menyusun serta mengatur arsip yang pengelolaannya didasarkan pada tatanan yang sistematis dan dapat diterima dengan logis.
Manajemen kearsipan dapat dikatakan sebagai serangkaian kegiatan untuk mengelola semua unsur yang terlibat dalam proses pengelolaan fungsi, pengorganisasian, perencanaan, pembentukan staff, pengarahan dan pengawasan pada arsip sekaligus sumber daya yang mengurus arsip.
Adapun pengertian manajemen kearsipan menurut Laksmi yakni penerapan pemeliharaan yang terstruktur dan rasional atas seluruh fakta yang diperlukan bagi organisasi dalam mengelola usaha atau kegiatan pada organisasinya supaya terwujud dengan efektif dan efisien.
Arsip merupakan sekumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis dan memiliki kegunaan agar nantinya jika dibutuhkan dapat ditemukan kembali, maka dari itu, suatu kegiatan yang berurusan dengan pemakaian arsip disebut dengan manajemen kearsipan.
Manajemen kearsipan perlu dikelola dengan sebaik mungkin, karena jika tidak maka akan mempersulit pekerjaan dan memakan waktu yang banyak untuk memperoleh kembali data-data maupun surat-surat yang tersimpan hingga dalam penentuan keputusan serta pembuatan laporan dapat terhambat.
Kurangnya perhatian pada arsip akan menyebabkan banyak arsip menjadi terbengkalai. Kondisi tersebut didasari atas pengelolaan kearsipan yang seringkali dianggap sepele daripada pekerjaan yang lain oleh sebagian organisasi.
Manajemen kearsipan dilakukan dengan menjalankan fungsi manajemen berupa kegiatan perencanaan kearsipan, organisasi pada bidang kearsipan, bagian personal training (staff) kearsipan, pengarahan pekerjaan pegawai kearsipan serta kegiatan pengawasan arsip utama (operasional).
Berdasarkan teori yang telah dijelaskan diatas, maka fungsi manajemen kearsipan yakni sebagai berikut:
- Fungsi Perencanaan
Perencanaan adalah suatu syarat mutlak demi bisa melakukan manajemen yang baik, dan jika tidak melakukan perencanaan yang baik, maka dapat memungkinkan berbagai tindakan yang dilakukan menjadi sebuah kesalahan yang pada akhirnya dapat memicu suatu pengorbanan besar atau justru tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Maka dari itu dalam menjalankan suatu perencanaan, harus mematangkan pikiran terhadap kendala yang bisa saja terjadi dalam penerapan kegiatan yang sudah direncakan dan memikirkan opsi lain yang dapat dilakukan dalam menghadapi hambatan yang akan terjadi.
Fungsi perencanaan pada bidang kearsipan dilakukan dengan mengatur pola klasifikasi arsip, kode, serta indeks; mengurutkan panduan pemrosesan masuk dan keluarnya surat; membuat jadwal retensi arsip; dan merancang fasilitas maupun perbekalan apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan kegiatan kearsipan.
- Fungsi Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) pada umumnya berarti pembentukan struktur kedudukan melalui kegiatan yang telah ditentukan guna menggapai tujuan organisasi, lingkup lingkungannya, serta sumber daya yang dimiliki.
Selain itu, fungsi pengorganisasian kearsipan juga dilaksanakan dengan melakukan pengalokasian kerja, menetaplan hubungan kerja dengan intern kearsipan, serta antara bagian kerasipan dengan bagian pengolah pada organisasi.
- Fungsi Penyusunan Staff
Manajemen memiliki fungsi pada pengisian jabatan dapat dipaparkan sebagai pengisian jabatan pada susunan organisasi yang mempunyai cara mendaftar tenaga kerja, merekrut, memilih, mengamati kebutuhan tenaga kerja, menempatkan, mempromosikan, menilai, memberikan upah, serta membimbing orang yang dirasa perlu.
Dalam bidang kearsipan, fungsi penyusunan staff ialah melaksanakan serta menentukan kebutuhan pegawai pada bidang kearsipan, rekruitmen, seleksi, orientasi, penempatana, penggajian, jaminan kesejahteraan, pengembangan serta pemberhentian pegawai.
- Fungsi Pengarahan
Manajer melakukan fungsi pengarahan untuk memotivasi para pegawainya, memelihara hubungan kerja yang efektif atau komunikasi yang baik, mendorong pegawai kearsipan supaya dapat bekerja dan berkontribusi dalam menggapai tujuan yang telah ditentukan.
- Fungsi Pengawasan
Pengawasan merupakan suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar kinerja, menyusun sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja dengan penetapan standar sebelumnya, selanjutnya melakukan penentuan jika terjadi penyelewengan dan pengukuran signifikasi, serta pengambilan tindakan untuk perbaikan.
Sementara itu, fungsi pengawasan merupakan menimbang dan membenarkan kinerja bawahan untuk memastikan pengimplementasian tujuan organisasi.
Manajemen Kearsipan Zulkifli Amsyah Pdf
Setiap pekerjaan dan kegiatan bisnis di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Arsip-arsip tersebut digunakan baik untuk keperluan inter (yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor) maupun untuk keperluan ekstern (pelayanan kepada masyarakat atau langganan).
Selain itu, pengambilan keputusan sangat trgantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang terekam dalam arsip.
Sedemikian pentingnya arsip bagi penunjang kegiatan bisnis sehingga dalam buku Manajemen Kearsipan ini seluruh aspek kegiatan kearsipan dibahas secara lengkap dan mendalam.
| Kode Buku | : | 210566 |
| Kode Klasifikasi | : | 651.5 |
| Judul Buku | : | Manajemen kearsipan |
| Edisi | : | – |
| Penulis | : | Zulkifli Amsyah |
| Penerbit | : | PT Gramedia Pustaka Utama |
| Bahasa | : | Indonesia |
| Tahun | : | 2005 |
| ISBN | : | 979-403-630-7 |
| Tajuk Subjek | : | Kearsipan,Manajemen Kearsipan |
Demikianlah pembahasan mengenai manajemen kearsipan lembaga bisnis. Semoga dapat menambah pengetahuan kita semua mengenai manajemen kearsipan lembaga bisnis tersebut, sekian terima kasih.
