Pengelolaan Arsip Korespondensi – Hello sobat, kali ini kita kembali lagi dengan berita terbaru terkait dengan hal-hal menarik setiap harinya. Kali ini akan ada informasi mengenai Pengelolaan Arsip Korespondensi.
Pengelolaan Arsip Korespondensi merupakan
Korespondensi adalah suatu kegiatan surat menyurat yang dilakukan oleh seorang individu kepada pihak lain. Tujuan pengiriman surat bisa dikirimkan baik kepada individu lain, organisasi, atau perusahaan tertentu.
Istilah korespondensi sekarang lekat dikenal sebagai surat menyurat yang ditujukan untuk kepentingan bisnis. Namun, seluruh kegiatan menulis, membaca, dan mengirim surat disebut sebagai korespondensi.
Pihak yang saling mengirim surat disebut dengan koresponden. Sebenarnya apa sih fungsi dari korespondensi? Pada dasarnya korespondesi mengutamakan komunikasi antara dua belah pihak dan membangun sebuah relasi atau hubungan.
Bisa juga korespondesi dilakukan untuk meminta suatu bantuan, permintaan, menanyakan kabar, dan lain-lain.
Pengelolaan Arsip Korespondensi meliputi
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
- Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
- Korespondensi Interen,yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Surat mempunyai fungsi esensial sebagai alat komunikasi, sementara untuk penghubung korespondensi bisnis surat memiliki banyak macamnya. Komunikasi yang bisa dihubungkan oleh surat adalah ide, pengabaran dan permintaan. Ada pula manfaat lain surat yakni :
- Sebagai pemberitahuan.
- Surat untuk wakil dalam acara tertentu.
- Sebagai bukti perjanjian tertulis.
- Surat untuk panduan dalam menjalankan arahan.
- Sebagai alat untuk memperingati
- Surat untuk dokumen sejarah suatu peringatan atau informasi.
Terdapat beberapa jenis surat yang didasarkan atas sifat, peruntukkan, wujud, keamanan isi surat, proses penyelesaiannya, dan dinas pos.
- Jenis surat berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat pribadi, surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
- Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau disebut juga dengan surat perorangan karena isinya mengenai masalah perorangan, baik masalah kekeluargaan maupun masalah yang berkaitan dengan perorangan dengan sebuah instansi.
- Surat dinas
Surat dinas atau disebut juga dengan surat resmi adalah surat yang isinya berkaitan erat dengan urusan dinas dari suatu lembaga atau instansi.
Tujuan dibuatnya surat dinas oleh suatu lembaga atau instansi adalah untuk menyampaikan berita secara tertulis yang umumnya berupa penjelasan, pemberitahuan, pernyataan pendapat dari instansi kepada perorangan atau sebaliknya, dan pernyataan pendapat dari suatu instansi ke instansi lainnya.
- Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti perindustrian, usaha jasa, perdagangan, koperasi, dan perusahaan negara. Surat niaga meliputi surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat penawaran, surat pengaduan, surat pengiriman barang, dan surat proporsi penjualan.
- Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh organsiasi kemasyarakatan seperti organisasi kedaerahan, perkumpulan olahraga, dan organisasi masyarakat lainnya.
Biasanya, surat sosial yang dibuat oleh organisasi kemasyarakatan ini tidak dimaksudkan untuk mencari keuntungan.
- Jenis surat berdasarkan peruntukannya
Berdasarkan peruntukannya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis surat yaitu surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.
- Surat edaran
Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang dan masyarakat umum. Contohnya adalah surat edaran pembuatan e-KTP.
- Surat pengumuman
Sebagaimana halnya surat edaran, surat pegumuman juga merupakan surat yang ditujukan kepada sekelompok orang dan masyarakat umum.
- Surat perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu untuk keperluan pegangan atau pedoman dan pelaksanaan atau penggarapan suatu pekerjaan.
- Surat keputusan
Sebagaimana halnya surat perjanjian, surat keputusan juga merupakan surat yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu sebagai pegangan atau pedoman dan pelaksanaan atau penggarapan suatu pekerjaan.
- Jenis surat berdasarkan wujudnya
Berdasarkan wujudnya, surat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat memo, surat telegram atau surat kawat, dan kartu pos.
- Kartu pos
Kartu pos adalah salah satu media untuk berkirim surat tanpa menggunakan amplop sebagaimana surat pada umumnya. Karena itu, isi surat biasanya bersifat umum atau tidak rahasia dan ditulis dengan singkat.
- Surat telegram (surat kawat)
Surat telegram atau surat kawat adalah berita yang dikirim dengan menggunakan telegraf. Isi surat ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Biasanya huruf yang dipakai adalah huruf kecil. Namun, khusus telegram pemerintah, huruf yang digunakan adalah huruf kapital.
- Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang ditulis di atas kertas surat biasa dan dikirimkan dengan biaya yang biasa. Dalam arti tidak menggunakan biaya kilat, kilat khusus, atau tercatat yang lebih mahal. Contohnya adalah surat perkenalan, surat keluarga, dan surat ucapan selamat.
- Surat memo
Surat memo atau memorandum adalah surat yang digunakan sebagai sarana komunikasi internal di suatu kantor atau organisasi, biasanya bersifat informal, dan dibuat oleh atasan kepada bawahannya atau sebaliknya, atau antarpejabat yang setingkat. Umumnya berupa permintaan, pemberitahuan, atau hal lainnya.
Demikianlah informasi menarik kali ini mengenai Pengelolaan Arsip Korespondensi. Semoga bermanfaat dan menginspirasi.
