Quotation adalah dokumen penawaran yang memuat deskripsi dan harga produk. Dalam dunia bisnis, quotation adalah dokumen yang kerap ditemui saat transaksi jual beli terjadi.
Fungsinya adalah untuk memberi informasi kepada konsumen tentang deskripsi dan harga produk sebelum mereka membeli barang tersebut. Sama-sama sering digunakan sebagai bukti transaksi, invoice dan quotation kerap dianggap memiliki fungsi yang mirip. Padahal, keduanya sebenarnya memiliki sejumlah perbedaan.
Sales Quotation
Untuk transaksi penjualan B2B atau wholesale, langkah pertama yang biasa dibuat adalah Surat Penawaran atau Sales Quotation. Biasanya pelanggan akan menghubungi atau tim Sales perusahaan yang menghubungi pelanggan. Selanjutnya Surat Penawaran harga akan dikirimkan.
Tergantung pada jenis industrinya, Surat Penawaran bisa tegas, atau bisa fleksibel. Dalam praktiknya, Surat Penawaran mungkin atau mungkin tidak diterima oleh pelanggan. Jika diterima dan setujui, maka pelanggan akan menerbitkan Purchase Order untuk selanjutnya akan diproses menjadi Sales Order di sisi Anda.
Sales Order / Pesanan penjualan merupakan tindak lanjut dari Purchase Order yang dikirimkan berdasarkan harga dan spesifikasi barang atau jasa yang tercantum pada Surat Penawaran (Sales Quotation).
Berdasarkan Sales Order yang telah disetujui oleh bagian Sales akan diteruskan ke bagian Gudang sebagai dasar pengeluaran barang dan pengiriman barang. Sales Invoice / Faktur adalah permintaan untuk pembayaran.
Pada dasarnya ini adalah komitmen antara penjual dan pembeli bahwa pembayaran barang akan jatuh tempo pada titik tertentu setelah barang diterima oleh pelanggan. Faktur adalah dokumen yang mencantumkan segala hal yang diperoleh kedua belah pihak dari transaksi.
Pelanggan mendapatkan barang dan berapa biaya yang harus mereka bayar. Penjual mendapatkan jumlah uang yang ditentukan. Faktur dapat ditandai sebagai pembayaran yang harus dilunasi pada saat diterima.
Quotation Adalah Penawaran
Sederhananya, quotation adalah surat penawaran yang diberikan oleh penjual setelah pembeli membuat permintaan. Kenapa perusahaan perlu mengirimkan dokumen quotation setelah menerima permintaan produk dari klien atau konsumen?
Tujuannya adalah agar konsumen mengetahui harga serta ketentuan pembayaran yang diterapkan oleh perusahaan. Dengan begitu, mereka bisa lebih mudah membuat pertimbangan untuk menolak, menegosiasikan, atau menyetujui tawaran yang tercantum dalam quotation.
Jika kedua pihak sepakat, maka konsumen atau pelanggan akan menandatangani quotation dan mengirimkannya kembali pada perusahaan. Di dalam quotation, ada beberapa komponen yang perlu dimuat, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Harga
Pertama dan paling utama, jangan lupa untuk selalu mencantumkan harga dari masing-masing produk dalam quotation Anda. Jika perlu, uraikan juga secara detail tentang biaya tambahan dan jumlah totalnya.
2. Periode Berlaku Quotation
Tahukah mengapa Anda perlu mencantumkan periode berlaku atau kedaluwarsa dalam quotation? Hal ini diperlukan agar konsumen mengetahui berapa banyak waktu yang dimiliki untuk mempertimbangkan tawaran dari penjual.
3. Informasi Detail Perusahaan
Jangan lupa juga untuk memasukkan informasi detail perusahaan mulai dari nama, alamat, email, nomor telepon, dan business registration number.
4. Informasi Detail Konsumen
Selain informasi tentang perusahaan, Anda juga akan memerlukan beberapa data dari konsumen, seperti nama, alamat, email, dan nomor telepon.
5. Ketentuan Pembayaran
Selanjutnya, komponen lain yang juga harus ada di dalam quotation adalah ketentuan pembayaran. Apakah memerlukan DP, dibayar di awal atau di akhir, semuanya harus dijelaskan secara detail dalam quotation.
Jika memerlukan waktu untuk memproses barang hingga dikirim, Anda juga dapat mencantumkannya di dalam quotation. Tujuannya adalah agar kedua belah pihak sama-sama mengetahui timeline yang berlaku dalam proses transaksi tersebut.
Quotation digunakan dalam bisnis karena memiliki sejumlah manfaat, di antaranya adalah sebagai berikut.
6. Bukti Kesepakatan Harga
Seperti dalam penjelasan sebelumnya, quotation berisi informasi tentang spesifikasi hingga harga produk yang ditawarkan. Jadi, jika pembeli sudah menandatanganinya, maka dapat disimpulkan bahwa telah terjadi kesepakatan harga antara kedua belah pihak.
7. Bukti Kesepakatan Metode Pembayaran
Selanjutnya, quotation juga bisa digunakan sebagai bukti kesepakatan metode pembayaran. Dengan adanya quotation, pembeli bisa mengetahui dengan jelas bagaimana ketentuan pembayaran yang diinginkan penjual.
Apakah produk harus dilunasi sebelum atau sesudah barang dikirimkan, semuanya telah tertulis jelas di sana. Dengan begini, diharapkan tidak akan terjadi konflik di akhir karena segalanya telah disepakati terlebih dahulu sebelum transaksi dimulai.
8. Kejelasan Tentang Hak dan Kewajiban
Manfaat selanjutnya dari quotation adalah memperjelas hak dan kewajiban masing-masing pihak. Tentunya, dengan adanya informasi seputar rincian harga maupun ketentuan pembayaran, kewajiban, dan hak masing-masing penjual pembeli bisa terpenuhi.
Dengan begini, risiko pembeli yang lalai membayar atau kenaikan harga secara tiba-tiba akan sangat minim terjadi.
Di dunia bisnis, umumnya ada tiga jenis quotation yang digunakan, di antaranya adalah sebagai berikut.
9. Estimate Quotation
Estimate quotation adalah dokumen yang hanya berisi perkiraan harga produk dan tanpa ketetapan apapun. Jadi, dengan estimate quotation, penjual masih bisa mengubahnya sesuai dengan kebutuhan klien atau projek yang sedang dijalankan.
10. Fixed Price Breakdown
Fixed Price Breakdown adalah jenis quotation yang harganya sudah tidak bisa diubah. Dengan begitu, pelanggan bisa langsung mengetahui harga pasti yang harus dibayarkan. Penjual bisa menggunakan quotation ini jika memang telah memutuskan dengan bulat harga yang harus ditetapkan.
11. Request for Quotation
Kemudian, Request for Quotation adalah respons yang dibuat penjual dari Request for Quotation calon pembeli. Jadi, penjual akan membantu calon pembeli menemukan provider yang bisa memberikan penawaran terbaik untuk mereka, berdasarkan request di awal.
Agar Anda dapat membuat quotation dengan baik, berikut ini beberapa tips yang bisa diikuti.
12. Tambahkan Sample
Salah satu masalah umum konsumen adalah merasa bimbang mengenai produk mana yang harus dibeli. Jadi, untuk membantu mereka membuat keputusan, Anda dapat mengirimkan quotation beserta sejumlah sample.
Selain terlihat lebih interaktif, tips ini juga sangat berguna untuk mencegah konsumen membeli dari kompetitor lain.
13. Gunakan Software CRM
Untuk mempermudah pekerjaan, Anda dapat menggunakan software customer relationship management saat membuat quotation. Selain mudah, tips ini juga bisa meningkatkan kepuasan konsumen karena pelayanan yang diberikan menjadi lebih cepat.
14. Kirim Quotation Secepatnya
Perlu diketahui bahwa biasanya konsumen tidak hanya mengambil dari satu supplier saja, namun juga membandingkannya dengan beberapa produsen lain. Jadi, agar kesempatan mendapat pembelian lebih besar, usahakan untuk mengirim quotation tersebut kurang dari 24 jam.
Demikianlah pembahasan mengenai quotation. Semoga bisa menambah pengetahuan Anda semua tentang quotation tersebut, terima kasih.
