Pengolahan Arsip Warisan Budaya – Budaya adalah pikiran, perasaan, dan tindakan manusia, dapat diistilahkan budaya adalah sebuah perangkat lunak jiwa manusia (software of the mind)”.
Sehingga didapatkan poin penting tentang budaya adalah suatu konstruksi batin dan pemikiran berdasarkan sistem kultural yang dapat mendorong manusia dalam melakukan sesuatu.
Sistem kultural di setiap wilayah mempunyai perbedaan masing-masing, yang memungkinkan perbedaan tentang budaya atau tradisi tersebut sebagai ciri khas yang unik di setiap wilayah.
Ciri khas yang unik di setiap wilayah ini adalah sebagai warisan budaya yang mempunyai nilai luhur. Warisan budaya yang berbeda-beda ini, menjadi hal yang krusial tatkala memiliki kandungan peristiwa yang penting.
Dalam hal ini peran kearsipan dibutuhkan dalam hal menjembatani sejarah dengan masa sekarang dan masa depan. Kearsipan yang mengelola dokumen/arsip yang mempunyai nilai-nilai peristiwa yang menunjukkan keberadaan yang luhur sehingga dengan adanya bukti arsip akan peristiwa tersebut akan menjadi sebuah eksistensi nilai budaya.
Dokumen/arsip yang penting ini, membutuhkan penanganan secara khusus dalam pengelolaan, perawatan, dan pelestariannya. Nilai yang dikandung oleh dokumen/arsip ini yang menjadikan penanganan yang sangat hati-hati.
Karena dokumen/arsip memiliki rentan kerusakan atau hilang yang akan memunculkan permasalahan masa depan. Karakter unik dari dokumen/arsip yang warisan budaya ini adalah tidak digandakan yang memungkinkan dokumen/arsip ini hanya terdapat satu di seluruh dunia.
Oleh karena itu, penanganan dokumen/arsip tersebut membutuhkan strategi dalam perawatan dan pelestarian dokumen/arsip yang bernilai sejarah ini
Pengolahan Arsip Warisan Budaya Merupakan
Secara etimologi istilah arsip ini berbeda-beda, bangsa Yunani Kuno istilah arsip berasal dari kata “archeion” yang berarti “gedung pemerintahan”, “archivum” dalam bahasa Latin, “archives” dalam bahasa Inggris, dan dalam bahasa Belanda disebut dengan “archief”.
Istilah Archief dari bahasa Belanda inilah yang kemungkinan besar menjadi istilah “arsip” di Indonesia. (Sulistyo-Basuki, 2013).
Pengertian arsip ini memiliki berbagai definisi, dalam kamus bahasa inggris archive [ahr-kahyv] termasuk kata benda (noun) “usually archives, documents or records relating to the Activities, business dealings,etc., of a person, family, corporation, association, community, or nation”.
Menurut Wursanto (1991) “arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work).
Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah: formulir, surat, dan laporan”. Sedangkan Gie (2005) arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan, agar ketika arsip tersebut dibutuhkan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
Berdasarkan pengertian di atas, didapatkan benang merah arsip adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan tata kelola kumpulan warkat (item) seperti dokumen, formulir, surat, laporan yang dihasilkan oleh instansi dan dikelola secara tersistematis.
Sehingga hal yang mendasar dari arsip adalah kegiatan dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip akan menjadi hal yang krusial, sehingga dalam pengelolaannya membutuhkan strategi yang efektif, termasuk lembaga yang dapat mengelola arsip, aspek kebijakan, dan identifikasi permasalahan yang akan timbul dalam implementasi pemeliharaan dan pengawetan arsip.
Oleh karena itu, artikel ini akan mencoba mendeskripsikan tentang aspek-aspek yang fundamental dalam pengelolaan arsip warisan budaya.
Arsip warisan budaya adalah arsip yang mempunyai nilai budaya, nilai peristiwa, atau nilai rekaman bersejarah yang luhur bagi negara. Karena alasan yang krusial tersebut, sosok lembaga pengelola arsip ini menjadi sosok yang fundamental.
Yang dimana aspek fundamental lembaga kearsipan ini mempunyai fungsi, antara lain:
- Menjadi kebutuhan praktis dan efisiensi kepemerintahan yang semakin maju dan menuntut dibutuhkannya penyimpanan terhadap arsip,
- Pertimbangan budaya lembaga kearsipan adalah lembaga yang mempunyai tanggung jawab terhadap pelestarian kebudayaan bangsa,
- Kesadaran pribadi, sebagai antisipasi terhadap konflik kesenjangan sosial, sehingga peran lembaga ini menjaga hakhak feodal dan hak-hak istimewa,
- Bersifat resmi kedinasan, arsip yang diciptakan oleh pemerintahan senantiasa mempunyai nilai guna berkelanjutan (continuing value) dan sebagai rekam jejak kegiatan pemerintahan.
Sejalan dengan pendapat di atas, Keply dalam Widodo (2014:5.8) mempunyai lima fungsi lembaga kearsipan, sebagai berikut.
- Fungsi pelestarian warisan budaya masyarakat,
- Dapat memberi rasa hormat terhadap kelampauan,
- Dapat Aspek Fundamental dalam Pengelolaan Arsip Warisan Budaya membuka lembaran sejarah yang memungkinkan dalam mengambil keputusan,
- Mengizinkan masyarakat untuk memahami dengan jelas tentang hak-hak hukum mereka, dan
- Mengizinkan setiap individu untuk melihat dengan jelas tentang kejadian-kejadian tertentu yang menonjol dalam kebudayaannya.
Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat dipahami bahwa sosok lembaga pengelola arsip mempunyai peran yang krusial dalam menghubungkan sejarah dengan masa kini.
Krusial, bermaksud dapat menjembatani masyarakat untuk mengetahui tentang apa yang terjadi dimasa lampau, sehingga masyarakat dapat memahami posisional mereka dalam mengkontruksi persepsi dan guna dalam pengambilan sebuah keputusan.
Aspek-aspek fundamental lembaga pengelola arsip di atas, membuat kesadaran akan pentingnya lembaga pengelola arsip dalam manajemen kearsipan bertaraf Nasional.
Lembaga-lembaga ini seperti, Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI), di Amerika disebut dengan National Archive and Records Administration (NARA), dan di Inggris disebut The National Archive (TNA).
Pengolahan Arsip Warisan Budaya Dapat Dibedakan
Arsip mempunyai nilai yang krusial sebagai bukti sejarah, sebab sebuah eksistensi (keberadaan) tidak dapat terlepas dengan suatu catatan secara riil yang dapat dilihat, dirasa, dan didengar.
Arsip mempunyai relasi yang erat dengan pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip ditinjau berdasarkan fungsinya, terdapat dua tipe, yaitu: arsip dinamis dan arsip statis.
Tipe pertama, Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009).
Tipe kedua, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip, karena memiliki nilai guna kesejarahan meskipun telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara lansung maupun tidak lansung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Selain itu, pengertian berdasarkan Undang-Undang di atas sejalan dengan pendapat Evans (1990) yang mengemukakan bahwa, “arsip statis adalah arsip yang tidak mempunyai fungsi lagi bagi organisasi, akan tetapi tetap dipelihara oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value).
Berdasarkan pengertian di atas, dapat dipahami bahwa arsip statis adalah segala bentuk karya cetak atau rekaman tentang peristiwa yang telah habis masa fungsinya, tetapi tetap dipelihara dan dilestarikan karena dianggap mempunyai nilai yang guna kesejarahan bagi instansi dan/atau negara.
Demikianlah pembahasan mengenai pengolahan arsip warisan budaya. Semoga bisa menambah wawasan kita semua mengenai pengolahan arsip warisan budaya tersebut, sekian terima kasih.
