Konservasi Arsip – Konservasi merupakan upaya untuk penyelamatan arsip- arsip yang bernilai sejarah, jadi konservasi merupakan proses menuju kepada pelestarian arsip dimana harus dilihat dulu konteksnya apabila itu mengalami kerusakan maka itu harus di perbaiki.
Pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis yang bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip statis sebagai memori kolektif dan identitas bangsa yang disimpan pada lembaga kearsipan harus dipelihara dengan baik agar dapat bertahan lama atau lestari.
Sehingga senantiasa dapat digunakan oleh publik untuk berbagai kepentingan, seperti penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, pendidikan, serta penyebaran informasi.
Preservasi arsip statis yang dilakukan di seluruh dunia menghadapi masalah yang serius karena kerusakan yang disebabkan oleh berbagai faktor perusak. Sumber kerusakan arsip statis dapat berasal dari faktor internal dan eksternal.
Faktor perusak internal dapat disebabkan oleh penyusun bahan dasar arsip itu sendiri di antaranya penggunaan bahan–bahan yang berbahaya dalam proses pembuatan bahan dasar arsip (misal lignin dan alum rosin), dan penggunaan tinta yang bersifat asam.
Faktor perusak eksternal dapat disebabkan oleh lingkungan tempat arsip statis disimpan seperti suhu dan kelembaban yang tidak stabil, sinar ultraviolet.
Dan polusi udara; hama perusak arsip statis seperti jamur/kapang, serangga, dan binatang pengerat, serta faktor manusia seperti ketidakpedulian ketika menangani arsip dan pencurian.
Oleh karena itu dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis pada lembaga kearsipan dari berbagai faktor perusak arsip, baik yang bersumber dari faktor internal dan eksternal diperlukan suatu pedoman preservasi arsip statis (preventif dan kuratif) yang sesuai dengan kaidah, standar preservasi arsip statis, dan ketentuan peraturan perundangundangan.
Deputi bidang konservasi arsip
Kandar merupakan deputi bidang konservasi arsip, Pria kelahiran Ngawi ini merupakan alumni Program Sarjana Ilmu Sejaran Fakultas Sastra Universitas Sebelas Maret Surakarta, Program Magister Administrasi Publik STIA LAN RI.
Dan Program Doktor Ilmu Sejarah Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Sepanjang karier di ANRI, beliau pernah menjabat sebagai Direktur Akuisisi (2012) dan Direktur Preservasi (2014).
Beliau merupakan salah satu pemrakarsa lahirnya Layanan Restorasi Arsip Keluarga (LARASKA). Melalui LARASKA, ANRI dapat berkonstribusi dalam melindungi hak keperdataan masyarakat yang terkena dampak bencana dari kemungkinan rusak atau musnahnya arsip masyarakat.
Penghargaan yang pernah diterima antara lain memperoleh Tanda Kehormatan SATYALANCANA KARYA SATYA XX Tahun.
Tugas deputi bidang konservasi arsip
Melaksanakan Perumusan dan Pelaksanaan Kebijakan di Bidang Konservasi Arsip.
Fungsi deputi bidang konservasi arsip
- Perumusan Kebijakan Teknis Pelaksanaan, Pemberian Bimbingan, dan Pembinaan di Bidang Akuisisi, Pengolahan, Preservasi, Serta Layanandan Pemanfaatan Arsip Statis.
- Pengendalian di Bidang Akuisisi, Pengolahan, Preservasi, Serta Layanan, dan Pemanfaatan Arsip.
- Pelaksanaan Tugas Lain Yang Diberikan Oleh Kepala
Konservasi Arsip Elektronik
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).
Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya, berupa :
- Teks, gambar, audio, dan video
- Arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.
Tata Cara Alih Media Arsip Elektronik
Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan arsip dengan memperhatikan:
1. kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain:
- arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik
- arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru
- informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi
2. nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit:
- informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.
- informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip Kementerian Keuangan.
- dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.
Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai berikut:
o bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik;
o bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru;
o bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau
o bentuk media satu ke media yang lain.
pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi :
- Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha
- Unit Pengolah,
- Unit Kearsipan
- Pejabat Fungsional Arsiparis
Nah itulah informasi yang bisa kami bagikan mengenai Konservasi Arsip, semoga informasi yang kami bagikan ini bermanfaat untuk kalian semua dan terima kasih telah membaca.
