Praktikum Skema Klasifikasi dan Pemberkasan – Perancangan memiliki peranan strategis dalam proses identifikasi keberadaan arsip. Klasifikasi arsip dalam memudahkan pengguna maupun pegawai bidang kearsipan untuk menyimpan dan menemukan kembali.
Pengaturan Informasi Organisasi merupakan dasar pemahaman dalam perancangan skema klasifikasi arsip.
Pemahaman pengaturan informasi organisasi diawali dengan mengetahui karakteristik arsip dan konsep pengelolaan arsip dinamis dan memahami definisi, signifikasi dan fungsi klasifikasi arsip.
Selanjutnya kelengkapan klasifikasi dibedah melalui instrumen pengelolaan arsip dinamis, skema klasifikasi arsip berbasis fungsi dan thesaurus fungsi.
Level klasifikasi arsip merupakan bekal penting untuk memahami perancangan skema klasfikasi, definisi dari masing-masing level dan istilah klasifikasi berdasarkan level.
Uji tingkat pemahaman yang telah dijelaskan di evaluasi saat mahasiswa melakukan perencanaan perancangan skema klasifikasi arsip. Proses indeksasi berguna untuk memudahkan proses temu balik.
Implementasi dari perencanaan dapat dilihat dari pengelolaan arsip berdasarkan skema klasifikasi. Sekaligus dijabarkan proses kontrol arsip dalam pengelolaan arsip.
Proses akhir yang menjadi kunci kesuksesan perancangan skema klasifikasi adalah kompetensi sumber daya manusia yang dapat menunjang keberhasilan penyusunan skema klasifikasi arsip.
Praktikum Skema Klasifikasi dan Pemberkasan yang diselenggarakan
Pengelolaan arsip inaktif merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis. Kata manajemen dalam judul modul ini dimaksudkan sebagai pengelolaan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam jaringan (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/) yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 2008, kata manajemen diartikan sebagai penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.
Sementara itu, pengelolaan berdasarkan kamus tersebut juga diartikan sebagai proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan orang lain.
Arti lainnya adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi serta proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip terbagi menjadi dua, yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Untuk menyatukan persepsi mengenai kata manajemen dan pengelolaan, ada baiknya jika kita merujuk pada undang-undang tentang kearsipan tersebut sebagai dasar referensi.
Pengertian arsip terkait dengan pengertian informasi. Informasi adalah pengetahuan yang oleh manusia dilihat melalui satu atau lebih indra mereka.
Ketika direpresentasikan sebagai data dalam dokumen, informasi dapat disimpan, dikomunikasikan, dan digunakan.
Jadi, informasi adalah pengetahuan yang dikomunikasikan. Data adalah penyajian informasi dengan cara yang formal sesuai untuk komunikasi, interpretasi, dan pengolahan. Istilah data mentah mengacu pada informasi yang belum diproses.
Menurut Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pengertian informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai makna dan pesan, baik data, fakta,
Maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.
Praktikum Skema Klasifikasi dan Pemberkasan adalah
Pemberkasan merupakan kegiatan pengolahan arsip dinamis dengan cara mengelompokkan dokumen menjadi berkas di unit kerja.
Bidang II, Pusat Administrasi Universitas Indonesia terdiri atas dari unit-unit kerja yang menciptakan dan menangkap arsip dinamisnya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya sebagai penunjang kegiatan utama.
Pengolahan arsip dinamis ini berdasarkan instrumen skema klasifikasi arsip Universitas Indonesia. Pertanyaan penelitian bagaimanakah pelaksanaan pemberkasan arsip dinamis bidang II dan apakah sudah sesuai dengan instumennya.
Tujuan penelitian adalah memberi gambaran pelaksanaan pemberkasan arsip di unit-unit kerja bidang II. Menggunakan pendekatan penelitian kualitatif dengan teknik pengumpulan data, wawancara, observasi partispasi dan studi dokumen.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan pemberkasan di unit kerja bidang II, dari 9 unit kerja yang ada 4, di antaranya sudah melaksanakan pemberkasan arsip sesuai skema klasifikasi arsip serta seluruh unit kerja sudah membuat Daftar Pencarian.
Kegiatan klasifikasi merupakan kegiatan menentukan nomor kelas sebuah dokumen berdasarkan subjeknya dengan menggunakan sistem klasifikasi daftar nomer kelas atau yang biasa disebut dengan notasi.
Daftar notasi dalam sistem klasifikasi disebut dengan bagan klasifikasi. Proses klasifikasi tersebut tentunya juga harus mampu mengikuti perkembangan koleksi perpustakaan, termasuk juga perkembangan subjek sebuah bidang ilmu.
Itulah informasi yang bisa kami bagikan, semoga informasi yang kami bagikan ini bermanfaat untuk kalian semua dan terima kasih telah membaca.
